สร้างผลลัพธ์ เพิ่มประสิทธิภาพด้วยศาสตร์ในการออกแบบองค์กร

ในทุกองค์กรย่อมต้องมีการออกแบบโครงสร้างขององค์กร เพื่อแบ่งแยกและจัดการหน้าที่ต่าง ๆ ที่แตกต่างกันไปภายในองค์กร เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่ารูปแบบโครงสร้าง รวมถึงระบบการทำงานที่ได้ออกแบบไว้นั้นมีความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง หรือสามารถปรับปรุงเพื่อเพิ่มศักยภาพได้อีก

Any organization that designs a system (defined more broadly here than just information systems) will inevitably produce a design whose structure is a copy of the organization's communication structure.” คำพูดนี้เป็นคำกล่าวของ Melvin E. Conway นักคณิตศาสตร์ และนักวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ ซึ่งคำพูดนี้เป็นที่รู้จักกันในวงการงานซอฟต์แวร์ หรือ Organizational Design ซึ่งแปลความหมายได้ว่า “องค์กรที่ออกแบบระบบอะไรก็ตาม ย่อมเลี่ยงไม่ได้ที่จะออกแบบให้คล้ายคลึงกับ การวางโครงสร้างการสื่อสารขององค์กรนั้น ๆ ” หรือพูดง่าย ๆ คือ รูปแบบโครงสร้างขององค์กรเป็นตัวกำหนดว่างานระบบหรือผลิตภัณฑ์ที่พัฒนา จะมีโครงสร้างหน้าตาหรือมีการทำงานอย่างไร” แนวคิดนี้ ได้รับความสนใจจากวงการซอฟต์แวร์ในการสร้างทีมอย่างกว้างขวาง ซึ่งแม้แต่บริษัท Amazon, Spotify และองค์กรอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ก็ได้นำเอาแนวคิดนี้ไปปรับใช้เช่นกัน

ในบทความนี้ผมจึงอยากนำแนวคิดที่น่าสนใจในการออกแบบองค์กร ซึ่งอาจเป็นตัวช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพและผลลัพธ์ให้กับองค์กรของคุณ แต่ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจถึงอุปสรรค ข้อจำกัด หรือเรียกว่าตัวแปรที่มีผลต่อการเพิ่มศักยภาพการทำงานในทีมของคุณ นั่นคือ 2 ตัวแปรที่จะทำให้รูปแบบการออกแบบองค์กรเปลี่ยนไป

1. Information Flow

การสื่อสารของทีม (Team Interaction) เป็นตัวแปรสำคัญที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะถ้าคนทำงานร่วมกันที่ประกอบด้วยสมาชิกมากกว่าหนึ่งฝ่ายขึ้นไป ทำงานกันอย่างใกล้ชิด เป็นทีมงานที่มีเป้าหมายเดียวกันที่จะสร้างสินค้าและบริการ ควรจัดให้มีการทำงานแบบ Cross-functional Team ซึ่งจะช่วยเพิ่มความไวและความถี่ในการสื่อสาร ทำให้มีความคล่องตัวในการตัดสินใจและปรับตัวได้เร็วขึ้น (สอดคล้องกับองค์กรปัจจุบันที่ต้องมีความยืดหยุ่น)

2. Cognitive Load

ความสามารถในการรองรับเนื้องาน ซึ่งแต่ละคนจะแตกต่างกันไปตามความรับผิดชอบ ความซับซ้อนและหลากหลายของเนื้องาน ถ้าทีมต้องแบกรับความรับผิดชอบที่หลากหลายบริบท (Context & Domain) ทำให้ต้องเปลี่ยนเนื้องานบ่อย ๆ แม้กระทั่งการทำงานหลายโปรเจ็คพร้อม ๆ กัน ก็จะทำให้คนเหล่านั้นไม่สามารถพัฒนาความสามารถของงานที่ทำอยู่ให้ดีขึ้นได้ จะเห็นได้ว่าเวลาที่ทำงานหลายหน้าที่แล้วสลับไปมาในเวลาเดียวกัน เป็นการใช้พลังงานสมองที่มากพอสมควร หรือที่เรียกว่า Cognitive Load

4 Topologies

รูปแบบการทำงานของแต่ละองค์กรย่อมมีความแตกต่างกันตามลักษณะธุรกิจ โครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร แต่ Matthew Skelton กับ Manuel Pais ผู้แต่งหนังสือชื่อว่า Team Topologies ได้จัดแบ่งประเภทของทีมตามลักษณะรูปแบบการทำงาน ออกเป็น 4 แบบ หรือเรียกว่า Topology หรือ Template ประกอบกับการจำกัดจำนวนคนในแต่ละทีมให้มีประมาณ 5-15 คน จะช่วยทำให้เราสามารถควบคุม และสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพเพราะ การจัดการด้วย Topologyemplate นี้ จะช่วยจัดการควบคุม 2 ตัวแปรที่กล่าวมาข้างต้น ช่วยให้ทีมสามารถสื่อสาร ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และลดภาระในการใช้สมอง ซึ่งในหนังสือมีสรุปหัวข้อที่น่าสนใจ ดังนี้

1. Stream-aligned Team

ทีมที่ทำงานเชื่อมเป็น flow เดียวกัน มีจุดประสงค์เดียวกันในการทำผลิตภัณฑ์, บริการ, ฟีเจอร์, User Journey และ User Persona เช่น Amazon ที่สร้าง Service Team ให้ดูแลการจัดการ ออกแบบ พัฒนา ทดสอบ และดำเนินการ (Operate) เป็นแบบ Cross-functional Team ที่ทำได้ครบเสร็จทั้ง flow ของงาน และทำให้เกิดการไหลลื่นในการทำงานที่เร็วขึ้น

2. Enabling Team

ทีมที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ ควรจัด knowledge sharing ให้กับทีมต่าง ๆ เพื่อเพิ่มความเชี่ยวชาญในการทำงานมากขึ้น เพราะบางทีมงาน เช่น Stream-aligned Team อาจไม่มีเวลาทำการทดลองอะไรมากนัก

3. Complicated-subsystem Team

ทีมที่ดูแลระบบย่อยต้องมีความเชี่ยวชาญที่ลึกและเฉพาะทาง เช่น ทำโมเดล สร้างอัลกอริทึม หรือทำระบบการจดจำใบหน้า (Face recognition) ซึ่งงานของทีมนี้จะถูกทีมอื่นเอาไปใช้ในการประกอบร่างเป็นผลิตภัณฑ์ หรือบริการต่าง ๆ ต่อไป

4. Platform Team

ทีมที่ช่วยสร้างโครงสร้าง (Infrastructure) ที่จะทำให้ทีมอื่นทำงานได้ง่ายขึ้น และทำการสนับสนุนและให้บริการกับ Stream-aligned Team เพื่อทำให้มีผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่มีความน่าเชื่อถือ และลด Cognitive Load ของทีมอื่น ๆ

ในแต่ละองค์กรเราอาจจะผสมผสาน Topology ต่าง ๆ มาใช้กับทีมได้ตามความเหมาะสม การที่แต่ละทีมจะทำงานร่วมกันหรือเชื่อม Topology เหล่านี้เข้าด้วยกัน สามารถทำได้ด้วยรูปแบบของ interaction 3 แบบ ดังนี้

1. Collaboration

เป็น interaction ที่แต่ละทีมทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดในระยะหนึ่ง รับผิดชอบงานร่วมกันเพื่อที่จะค้นหารูปแบบแพทเทิร์น วิธีการ และข้อจำกัดของงานเพื่อที่จะช่วยกันแก้ปัญหาและเรียนรู้ด้วยกันอย่างรวดเร็ว

2. X-as-a-Service

เป็น interaction ที่ทีมอาจให้บริการบางอย่างกับอีกทีมที่สามารถเรียกใช้งานได้เอง แต่ละทีมจะมีขอบเขตความรับผิดชอบที่ชัดเจนในการทำงานว่าใครจะเป็นคนใช้บริการ และใครจะเป็นผู้ให้บริการ ถ้าเป็นซอฟต์แวร์ ก็อาจจะสร้างเป็น API หรือ library ที่อีกทีมเรียกใช้ เช่น Image Recognition

3. Facilitating

เป็น interaction ที่ทีมหนึ่งจะช่วยสอนหรือแนะนำอีกทีมให้ทำงานได้ดีขึ้น หรือใช้เครื่องมือได้ถนัดขึ้น ส่วนใหญ่ Enabling Team จะ interact กับทีมอื่น ๆ เพื่อช่วยทำให้ทีมอื่นได้ลองใช้สิ่งที่ทดลองหรือค้นคว้ามาให้ดีขึ้น

เราอยู่ในยุคที่โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรก็เช่นเดียวกันก็ต้องปรับตัวให้รวดเร็ว การมีรูปแบบทีมและองค์กรที่เหมาะสมกับลักษณะงาน จะช่วยทำให้พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะฉะนั้นถ้าคุณลองมองดูองค์กรของคุณ ทีมของคุณ คุณคิดว่าตอนนี้มันอยู่ในสภาพที่ดีต่อผลิตภัณฑ์ หรือ บริการของคุณหรือยัง ลองแชร์ไอเดียกันมาครับ

Reference:

• Team Topologies, Matthew Skelton & Manuel Pais