Organizational Resilience

องค์กรที่ใช้ความยืดหยุ่นเป็นแนวทางปฏิบัติ 

MAY 22, 2020

อเมริกันฟุตบอลเป็นกีฬาที่ผมชื่นชอบมาตั้งแต่สมัยอยู่อเมริกา และในช่วงหลังผมได้เริ่มเล่นเกมอเมริกันฟุตบอลที่ชื่อว่า Madden NFL ก็ยิ่งทำให้รู้ว่าเป็นกีฬาที่มีกลยุทธ์ (Strategy) มีคู่มือ (Playbook) ที่คล้ายการทำธุรกิจ ต้องคอยประสานงานให้คนในทีมทั้งหมด 53 คน ทั้งทีมรุก ทีมรับ และทีมพิเศษ เข้าใจหน้าที่ของตัวเอง เช่น รู้ว่า ณ เวลานี้ที่ตำแหน่งนี้ของสนาม โอกาสที่จะครองบอลอยู่อีก 2 ครั้งจะต้องรุกยังไง ทุกคนมีหน้าที่ต่างกันเหมือนการเต้นเข้าจังหวะ (อาจดูไม่เหมือนจังหวะแต่เป็นคนกำลังตะลุมบอนกัน)

 

อเมริกันฟุตบอลเป็นตัวอย่างที่ดีของหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพสูงและมีความยืดหยุ่น เพราะเมื่อเจอกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น การบาดเจ็บของผู้เล่นคนสำคัญ การเล่นผิดพลาดของทีม ก็สามารถแก้เกมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้ตลอด ซึ่งในความเป็นจริงทีมที่เก่ง ๆ มักจะซักซ้อมสถานการณ์ต่าง ๆ เรียกว่า Situation football เพื่อเตรียมแผนรับมือให้พร้อม รวมทั้งสร้างทีมที่มีผู้เล่นทดแทนกันเป็นตัวสำรองไว้ในกรณีที่เกิดการบาดเจ็บกับผู้เล่นตัวจริง

 

ถ้าเราเอาหลักการของ Resilience Thinking หรือแนวความคิดแบบยืดหยุ่น 

จากบทความที่แล้วมาบวกกับตัวอย่างขององค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง เราจะได้มุมมองเพื่อนำมาปรับใช้กับองค์กร ดังนี้

 

1. พึ่งพาตนเองเพิ่มแผนสำรอง (Manage Dependency Maintain Redundancy) 

สร้างองค์กรที่มีทีมเป็นเหมือน Startup มีความเป็นทีมที่ยืนได้ด้วยตัวเอง (Self-Organized Team) มีงานวิจัยบางชิ้น แนะนำว่าการทำงานร่วมกันในจำนวน 5-12 คน จะทำให้งานมีประสิทธิภาพ ซึ่งคนทำงานจะมีจำนวนมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของลักษณะงาน ในแต่ละทีมควรมีหลักการ (Principles) ที่ทีมงานสามารถตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง ความเป็น Startup จะทำให้คนในทีมได้เรียนรู้อย่างต่อเนื่อง (Continuous Learning) และเพิ่มความสามารถหลากหลาย (Skill Versatility) ที่จะช่วยให้ทำงานได้หลายหน้าที่ โดยสามารถทำงานให้สำเร็จได้ภายในทีม หรือทำงานทดแทนบางส่วนงานได้ ยกตัวอย่างทีมที่ทำงานในโปรเจ็ค Data Science เราอาจจะมีทีมที่ต้องใช้ทักษะด้าน Data Engineering ในการสร้างท่อสำหรับเตรียมข้อมูล ทีม Data Science ที่ทำการสร้างโมเดล รวมทั้งคนทำ DataOps / MLOps ที่จะเอาโมเดลที่ถูกสร้างมาใช้ใน Production และติดตาม (Monitor) เหตุการณ์ต่าง ๆ คนในทีมก็สามารถทำงานคู่กับคนที่มีทักษะด้านนั้น ๆ เพื่อเรียนรู้และเตรียมตัวในกรณีที่เกิดสิ่งไม่คาดคิดเกิดขึ้น ควรจะมีอย่างน้อย 1 คนที่มีทักษะทำแทนกันได้  ซึ่งองค์กรหลาย ๆ องค์กรพอเริ่มโตเป็นองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ก็มีแนวโน้มที่จะมีโครงสร้างองค์กรแบบ Functional มากขึ้น ทำให้ขาดความเป็น Startup ที่มีความคล่องตัว ดังนั้นสิ่งที่องค์กรต้องเตรียมคือ ถ้าส่วนใดส่วนหนึ่งของธุรกิจขาดหายหรือเปลี่ยนแปลงไป เราจะมีทางเลือกอื่นที่จะไม่ทำให้ธุรกิจหยุดชะงักหรือไม่

 

2. ขยับตัวเร็ว คล่องตัวที่จะลุกหลังจากล้ม (Move with Speed and Agility to Recover from Disruption)

เมื่อเรามีทีมงานที่ดี เราต้องให้ความยืดยุ่น ความเป็นอิสระ ลดความซับซ้อนในการตัดสินใจ และรวดเร็วต่อการตอบรับกับสถานะการณ์ที่เปลี่ยนแปลง องค์กรหรือทีมควรมีหลักการคิดในการปฏิบัติ (Principles) และการฝึกฝนที่จะแก้ไขสถานการณ์ ยกตัวอย่างทีมอเมริกันฟุตบอล ที่อาจจะสูญเสียผู้เล่นคนสำคัญ ทีมที่เก่งก็จะเตรียมแผนหรือกลยุทธ์ที่จะลดข้อเสียเปรียบนั้น อาจด้วยการเดินแผนที่คู่ต่อสู้ไม่เคยคาดคิดหรือเตรียมรับมือมาก่อน อีกตัวอย่างของการเพิ่มความคล่องตัวขององค์กรอย่าง Netflix ที่เปิดโอกาสให้ผู้นำในบริษัททดลอง ไอเดียความคิดใหม่ ๆ และลดขั้นตอนกฎระเบียบต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นออก เพื่อให้เกิดการทำงานที่รวดเร็วขึ้น เช่นเดียวกันในขณะที่ประเทศต่าง ๆ ยังกำลังกับต่อสู้กับสถานการณ์โควิด-19  ประเทศที่ฟื้นฟูได้เร็วจะช่วยสร้างความได้เปรียบทางด้านเศรษฐกิจในเวทีโลกได้

 

3. มองไกลแล้วระวังภัยใกล้ (Manage Strategic Foresight & Watch Out for Slow Variables/Feedback)  

เราคงไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในอนาคต แต่องค์กรหรือผู้นำในองค์กรควรจะติดตามกระแสความเปลี่ยนแปลงไปในโลกอนาคตในระยะยาว (Strategic Foresight) ในระยะเวลาตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป เพื่อนำมาเตรียมพร้อมปรับยุทธศาสตร์ขององค์กร รวมทั้งมองดูว่าในองค์กรมี Touchpoint หรือตัวแปรกับโลกภายนอกที่องค์กรได้รับข่าวสาร หรือมีผลกระทบ (เช่น ลูกค้า ตลาด อุตสาหกรรม แรงงาน ผู้ผลิตสินค้า นายทุน สังคม สิ่งแวดล้อม และอื่น ๆ) ที่องค์กรเรายังไม่รับรู้ถึงความเคลื่อนไหว ไม่ได้ให้ความสนใจ หรือมีความล่าช้าในการได้รับ feedback นั้น ตัวอย่างตอนผมทำงานที่บริษัทเทเลคอมแห่งหนึ่งในอเมริกาช่วงปี 2000 เป็นช่วงที่เทคโนโลยีด้านนี้มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว ประกอบกับเป็นช่วง dot-com กำลังโตอย่างรุนแรง ตอนนั้นผู้บริหารอาจขาดการรับรู้ข่าวสารด้านการขาย  (Sales) ทำให้เรามีอุปสงค์ (Supply) จำนวนมากที่ไม่สัมพันธ์กับอุปทาน (Demand) ของอุปกรณ์เทเลคอมที่ลดลงอย่างรวดเร็ว Telecom bust ความล่าช้าของข่าวสารถึงผู้บริหารทำให้องค์กรปรับตัวไม่ทัน จึงทำให้บริษัทต้องปรับลดขนาดลง (Downsize) และต้องขายไปในที่สุด เพราะฉะนั้นการคาดการณ์ติดตามปัจจัยที่อาจจะเห็นได้ช้าก็สำคัญ (เช่นกรณีนี้คือ demand ที่เปลี่ยนเนื่องจากตลาด dot-com ตายไป) ความสำคัญของการมีข้อมูลที่ช่วยให้เข้าใจทิศทาง ความหวั่นไหวของตลาด (Market Trend & Sentiment), ความรู้สึกของลูกค้า (Customer Sentiment), อุปสงค์ และอุปทาน (Supply & Demand), ของในคลัง (Inventory), Sales Pipeline ในการบริหารยอดขาย และทรัพยากร และความสามารถในการจ้างงานที่มี (Resource & Recruiting Pipeline) ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ผู้นำในองค์กรสามารถเตรียมการสำหรับอนาคตได้ดีขึ้น 

 

4. สร้างคนคิดแบบยั่งยืน (Cultivate Sustainability Mindset)

เราอยู่ในยุคที่สภาพแวดล้อมของโลกเสื่อมโทรมลง มีปัญหามลพิษ สภาพอากาศแปรปรวน เริ่มสูญเสียด้านความหลากหลายทางชีวภาพ (Biodiversity) โรคระบาดที่รุนแรงและขยายวงกว้าง เป็นความเสียหายที่เกิดขึ้นระดับโลก ที่ต้องการความช่วยเหลือจากทุกคน องค์กรในโลก นักวิทยาศาสตร์เตือนว่า โรคระบาดโควิด-19 ที่เราเผชิญอยู่ตอนนี้อาจไม่ใช่ครั้งสุดท้าย ถ้าเรายังใช้ชิวิตอย่างไม่สนใจโลก ถ้ามนุษย์ทุกคนไม่คิดว่าเราเป็นส่วนหนึ่งของปัญหา เป็นเพียงผู้ใช้ทรัพยากรของโลกเท่านั้น เราคงไม่มีอะไรให้เหลือสำหรับคนรุ่นต่อ ๆ ไป เพราะฉะนั้น องค์กรต้องมีการสร้างคนที่มีกระบวนการทางความคิด (Mindset) ที่มองว่าในฐานะคนในองค์กร และในฐานะประชากรโลก (ไม่ใช่แค่ประเทศ) เรามีส่วนช่วยผลักดันให้องค์กรคำนึงถึงการทำงานแบบยั่งยืน เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมอย่างไร เราเห็นตัวอย่างแล้วว่าภัยพิบัติไม่ว่าขนาดไหน ถ้าเราทุกคนช่วยกัน เราสามารถหาทางแก้ไข ผ่อนคลายได้ ในโลกหลังโควิด-19 ที่นอกเหนือจากการดูแลสุขภาพร่ายกายแล้ว เรายังต้องดูแลสุขภาพของโลกและสิ่งแวดล้อมร่วมด้วย 

 

ช่วงนี้เป็นช่วงที่เราทุกคนจะได้เห็นพัฒนาการในปรับตัวขององค์กร เพื่อที่เราจะได้ใช้ชีวิตกับผลกระทบของโควิด-19 ผมว่ามันเป็นเวลาที่ทำให้เรา (อย่างน้อยตัวผมเอง) ได้เห็นภาพกว้างหลากหลายมิติของผลกระทบของโรคนี้ ที่สำคัญทำให้ผมตระหนักมากขึ้นว่าเราคิดแบบเดิมแค่เอาตัวเองให้รอดไม่ได้แล้ว เราทุกคนต้องช่วยกัน ถ้าเราสามารถทำให้แนวคิดนี้เกิดขึ้นได้กับองค์กรต่าง ๆ ก็จะช่วยทำให้ประเทศไทยฟื้นฟูได้เร็ว ผมว่าประเทศไทยก็มีโอกาสที่จะเป็นผู้เล่นที่มีบทบาทสำคัญในการฟื้นฟูเศรษฐกิจของภูมิภาคและเศรษฐกิจโลกได้อย่างแน่นอน

 

American football has always been my favorite sport. Back when I lived in the US  I played Madden NFL, and that’s when I realized that it is a sport that requires a lot of strategy and which has a playbook - which is kind of similar to how we do  business. A Football team needs 53  players across offense, defense and special teams. Every player needs to understand their tasks which vary greatly for different positions on the field. 

 

American football is a good example of organizations with efficiency and high flexibility when it comes to unexpected obstacles, for example; the injury of the main player or the game wrong playing by the team, can always be solved and shifted all the time during the game. The best team will always practice the different kinds of situations; we call Situation football, to prepare to encounter the game as well as to build the team with enough substitute players in case the main players get injured. 

 

If we use a Resilience Thinking approach from what I mentioned in a previous article in high efficiency organization, we will get the perspectives to adapt within the organization as follows;

 

  1. Manage Dependency, Maintain Redundancy

To build up an organization as a startup company with a self-organized team. There is some research suggesting  working in a team with only 5-12 people will make the work more productive, but there is no hard-and-fast rule to determine the optimal number to have on each team, the best number of people is driven by the team’s task and by the roles each person plays. However, each team should have the principles that everyone can follow or make the final decision on their own based on those principles. As a startup company, team members will always have continuous learning and skill versatility which will help the team members to finish the work for others effectively. For instance, the Data Science project team requires team members who can use Data Engineering abilities to create a pipeline for preparing data. Whereas the Data Science team will create models, and DataOps/MLOps will use created models in a production process and monitor the situations and every single  member in a team can work smoothly with technical people to learn from them and  prepare for unexpected situations. There should be at least one person in the team who can handle other people's tasks with varied skills. For those medium to big-sized organizations will have a functional organization structure, unlike a Startup one with high flexibility, so  the organization should be prepared for when some part of the business is missing or changing, there should be some alternative choices to run the business. 

 

   2. Move with Speed and Agility to Recover from Disruption

When we have a good team, we should give them flexibility, independence, and permission to decide and cope with the changing situations. Organizations or teams should have the principles and discipline to handle the situations that may occur. For example, an American football team might lose their main player, a good team will have a backup plan and strategies to reduce disadvantages by continuing the game in a way that the rival has never faced before. Another good example is Netflix; where the company is open for anyone to come up and try  new ideas and practice and reduce unnecessary regulatory procedure to fasten the workflow the same way as many countries right now facing Covid-19, those developed and fast-recovered countries will tend to have more economic advantage on the world stage.

 

3. Manage Strategic Foresight & Watch Out for Slow Variables/Feedback

We never know what will happen in the near future, but the organization or leaders in the organization have to be able to predict and do Strategic Foresight of what will change in at least the next five years onwards. In order to be up for the change of the strategies to manage the organization, to see the Touchpoint of where the organization will likely have the effect on customers, markets, industry, labor, producer, investor, society, environment and etc. which the organization neither realize nor do they pay attention  they might get slow feedback to fix the problems in a timely manner. I used to work in the US in a telecommunication company in the year 2000, when technology was booming and fast growing during the dot-com era. At that time, the management team lacked updates in Sales, so we seemed to have the supply higher than demand for the telecom gadget. The Telecom bust of what happened in the telecom market to the management team was so delayed that they could not reach out to do updates, leading to  downsizing the company and eventually, selling. So it comes to the conclusion that when we can forecast the surrounding factors that could affect the company, such as Market Trends & Sentiment, Customer Sentiment, Supply & Demand,Inventory, Sales Pipeline, Resource & Recruiting Pipeline; this information will help the management team in the organization prepare for the changing future. 

 

4. Cultivate Sustainability Mindset

We are in a world where the environment is unstable, and there is deterioration of the environment with pollution, climate change, the loss of biodiversity and also the pandemic spreading all over the world. These changes need rapid help from everyone. Scientists warn that pandemics like Covid-19 could occur more frequently unless we stop rapidly destroying nature. Organizations should build people with good mindsets in a sense of being both parts of the organization and part of the world. We all are a part of pushing the organizations we work for to become sustainable and eco-friendly companies. We can get through the difficult times together as one, not only taking good care of our health, but also our world. 

 

This is the time when we will see the change in organizations from the big effect off Covid-19, so it’s the time when we will see things in a bigger perspective from what we could be affected by this pandemic. Most importantly, I realized we should not be the same as we used to be, we should encourage organizations to adapt to Organizational Resilience, so Thailand can be a developed and fast-recovered country with the goal  to have a higher economic advantage on the world stage.

References:

https://www.bcg.com/publications/2020/resilience-more-important-than-efficiency.aspx

https://hbr.org/2020/01/taming-complexity

https://whatisresilience.org/wp-content/uploads/2016/04/Applying_resilience_thinking.pdf

https://www.resalliance.org/tdb-database

บทความโดย
คุณจรัล งามวิโรจน์เจริญ
Chief Data Scientist & VP of Data Innovation Lab
บริษัท เซอร์ทิส จำกัด

Related Posts

Sertis-x-Thaipublica_Resiliencethinking_

CONTACT US

Singapore Office

Sertis International Pte. Ltd.

3 Pickering Street

#03-05 Singapore 048660

Thailand Office

Sertis Co.,Ltd. 

597/5 Sukhumvit Road,

Khlong Tun Nuea, Wattana, Bangkok, Thailand 10110

© 2020 Sertis Co.,Ltd. All rights reserved.

  • Sertis Facebook
  • Sertis Linkedin
  • Sertis Channel
Sertis-Logo_2020.png